Was AssistenzFlow für Ihr Assistenzteam erledigt

Dienstplan

(App: „Kalender“)

• Schichten von 8, 12 oder 24 Stunden oder eigene Zeiten (1 bis 24 Stunden, dazu 48- und 72-Stunden-Dienste).
• Die App schlägt den Monat nach Regeln vor. Ruhezeiten nach Ihren Einstellungen, Urlaub, Krankheit, „Kann nicht“ und Doppelbelegung bricht sie nie, lieber bleibt eine Schicht offen.
• Die Minijob-Grenze hält sie ein; mit Arbeitszeitkonto gehen Stunden darüber aufs Konto.
• Schutzregeln: höchstens drei Nächte in Folge, Erholung nach der Nacht, Höchstzahl an Schichten in Folge.
• Vor dem Planen nennt sie Tage mit zu wenig verfügbaren Kräften.
• Pläne entstehen als Entwurf und werden dann veröffentlicht.
• Ansichten: Tabelle, Kompakt, Tag, Woche, Monat, Liste. Export als Kalenderdatei (.ics).

Wünsche, fair verteilt

• Wunschfrei, Wunscharbeit, „Kann“ und „Kann nicht“ je Tag.
• Sie legen eine Frist fest, die App erinnert 14, 7, 3 und 1 Tag vorher.
• Gibt es mehr Wünsche als freie Tage, hat Vorrang, wer in den letzten sechs Monaten öfter verzichten musste.
• Über dem Plan steht, wie viele Wünsche erfüllt sind (etwa „11 von 12 erfüllt“), mit dem Grund für jeden nicht erfüllten Wunsch.
• Samstag und Sonntag gehen möglichst an dieselbe Kraft.
• Feiertage, Heiligabend und Silvester sowie die Sonn- und Feiertagszuschläge verteilt die App übers Jahr möglichst nach den Vertragsstunden; Wünsche gehen vor.

Das Team auf dem Handy

(App: „Übersicht“)

• Schichten sehen, tauschen, abgeben, übernehmen (ein Tausch kann Ihre Freigabe brauchen), krankmelden, Urlaub beantragen, Schichten bestätigen, abweichende Zeiten melden.
• Benachrichtigungen aufs Handy sind freiwillig.
• Beim ersten Anmelden gibt es eine kurze Einführung.
• Die App lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen und zeigt den letzten Stand auch ohne Netz an.

Urlaub und Krankheit

(App: „Urlaub & Krankheit“)

• Anträge mit Genehmigung, Resturlaub.
• Die sechs Wochen Entgeltfortzahlung je Krankheitsfall zählt die App mit, die vier Wochen Wartezeit am Anfang beachtet sie.
• Ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, bestätigen Sie selbst.
• Eine Warnung vor Ablauf gibt es nicht, den Stand zeigt die Abrechnung.
• Atteste werden verschlüsselt abgelegt, jeder Zugriff steht im Prüfprotokoll.

Lohnvorbereitung

(App: „Abrechnung“)

• Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag (§ 3b EStG) mit den Feiertagen Ihres Bundeslandes (alle 16).
• Urlaubsentgelt, Stundenlöhne, eigene Sätze in der Probezeit.
• Arbeitszeitkonto, etwa für die Minijob-Grenze.
• Ein bestätigter Monat ist gegen Änderungen gesperrt.
• Datei im DATEV-LODAS-Format (Lohnarten anpassbar) und Haushaltsscheck-Beleg als PDF; die steuerfreien Zuschläge stehen dort außerhalb des Meldebetrags.
• Lohnabrechnungen lassen sich verschlüsselt ablegen.
• Das Lohnbüro braucht keinen eigenen Zugang, es bekommt die Datei.

Ratgeber: Zuschläge im Arbeitgebermodell berechnen →

Budget und Nachweise

(App: „Budget, Quittungen“)

• Bewilligtes Budget eintragen; je Monat ausgegeben, verplant und frei; Quittungen.
• Kostenaufstellung als PDF mit Stunden und Lohn je Kraft, Nebenkosten und Quittungen, als Grundlage des Verwendungsnachweises.
• Die Arbeitgeberanteile sind mit Ihrem Satz gerechnet, maßgeblich bleibt die Lohnabrechnung.
• Den Kostenvoranschlag für den Antrag erstellen Sie in der App.

Protokolle

(App: „Protokoll“)

• Im Pflegeprotokoll bleiben Korrekturen und Stornos sichtbar, nichts wird überschrieben; es lässt sich als PDF ausgeben.
• Das Prüfprotokoll hält fest, wann Pläne erzeugt und veröffentlicht wurden, Exporte, Zugriffe auf Atteste und Lohnunterlagen sowie Lizenz und Abrechnung.
• Änderungen an Stammdaten und Stundenlöhnen stehen dort nicht einzeln.

Alltag im Haushalt

(App: „How-To, To-Do's, Einkauf, Bestand, Packliste“)

• Einarbeitung mit Anleitungen, Bildern und Videos, Aufgaben und Putzplan, Notfallkontakte, Einkaufsliste, Bestand, Packlisten.

Personal finden

(App: „Team & Setup“)

• Die App macht aus Ihren Eckdaten einen Anzeigentext zum Kopieren, AGG-konform mit (m/w/d). Er entsteht im Browser, ohne Weitergabe.
• Veröffentlichen müssen Sie ihn selbst.

Zugänge

• Arbeitgeber:in (Leitung), Assistenzkraft, Organisation (Budgetassistenz oder Assistenzdienst), Klient:in (nur beim Assistenzdienst).
• Einen Zugang fürs Lohnbüro gibt es nicht und braucht es nicht.

Sicherheit und Datenschutz

• Plan-, Lohn- und Gesundheitsdaten AES-256-GCM-verschlüsselt auf IONOS-Servern in Deutschland, jedes Konto getrennt.
• Anmeldung mit Passwort oder Passkey.
• Zugänge von Betreiber und Support melden sich nach 30 Minuten ohne Aktivität ab.
• Benachrichtigungen laufen nur, wenn Sie sie einschalten, und dann inhaltsverschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Browsers (Google, Apple, Mozilla oder Microsoft).
• Die Daten lassen sich jederzeit als Datei herunterladen (ohne Fotos und Videos der Anleitungen).
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung, keine Werbung, kein Tracking.

Barrierefreiheit in der App

• Dienstplan und Dialoge per Tastatur, drei Schriftgrößen (Normal, Groß, Sehr groß), vereinfachte Übersicht, Hell oder Dunkel.

Mehr auf der Seite Barrierefreiheit →

Was AssistenzFlow nicht macht

• Keine Lohnabrechnung, keine Abrechnung mit Kostenträgern, keine Vermittlung von Assistenzkräften.
• Keine Schnittstelle zur Minijob-Zentrale, kein von DATEV zertifizierter Export, keine Anbindung an Systeme der Kostenträger.
• Keine KI-Planung: Der Plan entsteht nach festen Regeln.