Allgemeine Geschäfts­bedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Bereitstellung und Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „AssistenzFlow" (nachfolgend „Software") durch AssistenzFlow, Inhaber Florian Feuillet, Zähringerplatz 11, 78464 Konstanz (nachfolgend „Anbieter").

(2) Die Software richtet sich sowohl an Verbraucher (§ 13 BGB) als auch an Unternehmer (§ 14 BGB). Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur wirksam, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmt.

§ 2 Vertragsgegenstand, Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software über das Internet zur Nutzung bereit (Schichtplanung, Lohnvorbereitung einschließlich der gesetzlichen Zuschläge, DATEV-LODAS-Export, Pflegeprotokoll und zugehörige Funktionen). Die Lohnabrechnung selbst ist nicht Gegenstand der Leistung. Der Umfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung auf assistenzflow.de zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sowie dem gebuchten Tarif.

(2) Die Software wird auf Servern in Deutschland betrieben. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der jeweils aktuellen Version; ein Anspruch auf bestimmte einzelne Funktionen besteht nur im vereinbarten Umfang.

(3) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Software, schuldet jedoch keine bestimmte Verfügbarkeitsquote. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Ausfälle, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. höhere Gewalt, Störungen bei Vorleistern).

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Software auf der Webseite stellt kein bindendes Angebot dar. Der Kunde fragt eine Lizenz per E-Mail an; der Vertrag kommt durch Bestätigung des Anbieters bzw. Bereitstellung eines Lizenzschlüssels oder Zugangs zustande. Legt eine Organisation in ihrem Organisationskonto (§ 10) ein Mandat an, kommt der Vertrag über dieses Mandat mit dem Anlegen zustande: in den Fällen des § 10 Abs. 2 mit der Budgetnehmerin bzw. dem Budgetnehmer, im Übrigen als Teil des Vertrags mit der Organisation.

(2) Nach Bereitstellung des Zugangs kann der Kunde die Software zunächst kostenlos vorbereiten (Vorbereitungsphase), etwa bis der Kostenträger über die Aufnahme der Softwarekosten in das Persönliche Budget entschieden hat. Die Vorbereitungsphase dauert längstens 90 Tage ab Anlage des Mandats; der Anbieter kann sie verlängern. In dieser Zeit stehen die Funktionen der Software mit Ausnahme der Lohnexporte (DATEV-LODAS-Export, Lohn-Dokumente, Haushaltsscheck-Beleg) zur Verfügung. Ein Entgelt fällt nicht an.

(3) Die Entgeltpflicht beginnt nach der Freischaltung des Mandats gemäß § 4 Abs. 3. Der Anbieter schaltet das Mandat frei, wenn der Kunde dies in Textform oder über die dafür vorgesehene Funktion der Software verlangt, insbesondere indem er die Bewilligung des Kostenträgers meldet.

(4) Wird das Mandat bis zum Ende der Vorbereitungsphase nicht freigeschaltet, kann der Kunde dessen Daten weiterhin lesen, aber nicht mehr ändern; das Pflegeprotokoll bleibt nutzbar. Ein Entgelt entsteht dadurch nicht. Auf Verlangen des Kunden löscht der Anbieter das Mandat.

§ 4 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf assistenzflow.de genannten Preise. Das monatliche Entgelt je Mandat beträgt derzeit 59 €. Für Mandate mit höchstens drei Assistenzkräften beträgt es 29 € (Tarif Kleines Team). Maßgeblich ist die Zahl der Assistenzkräfte, die im Mandat angelegt und nicht ausgeschieden sind; eine ausgeschiedene Assistenzkraft zählt bis zum Ende des Kalendermonats ihres Austritts mit. Sind in einem Mandat des Tarifs Kleines Team in zwei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten jeweils an mindestens einem Tag mehr als drei Assistenzkräfte angelegt, gilt das Entgelt von 59 € ab dem Zeitpunkt, den der Anbieter dem Kunden mindestens 8 Wochen vorher in Textform mitteilt; Absatz 4 Sätze 3 und 4 gelten entsprechend, Absatz 8 bleibt unberührt. Sinkt die Zahl wieder auf höchstens drei, stellt der Anbieter das Mandat auf Verlangen zum nächsten Kalendermonat um. Diese Entgelte gelten für Mandate mit einer Budgetnehmerin oder einem Budgetnehmer; für Mandate, in denen mehrere Personen Assistenz erhalten (Wohngemeinschaften), wird das Entgelt gesondert vereinbart. Es richtet sich nach der Zahl dieser Personen und der Assistenzkräfte. Ändert sich eine dieser Zahlen, kann der Anbieter das Entgelt anpassen; die Anpassung gilt ab dem Zeitpunkt, den er dem Kunden mindestens 8 Wochen vorher in Textform mitteilt. Absatz 4 Sätze 3 und 4 gelten entsprechend. Eine Einrichtungspauschale fällt nicht an; die Einrichtung nimmt der Kunde mit dem geführten Einrichtungsassistenten der Software selbst vor. Auf Wunsch erbringt der Anbieter gegen ein einmaliges Entgelt von 199 € eine persönliche Einweisung des Kunden und seiner Beschäftigten; bei Buchung einer Übernahme-Begleitung ist sie enthalten. Soll die Einweisung vor Ablauf der Widerrufsfrist erbracht werden, setzt dies ein ausdrückliches Verlangen des Kunden in Textform voraus (§ 6). Jedem neuen Kunden bietet der Anbieter ein kostenloses Startgespräch von 30 Minuten per Videotelefonie an. Für Mandate, deren Entgelt eine Organisation schuldet (§ 10 Abs. 3 und 4), gilt ergänzend Absatz 6. Der bei Vertragsschluss vereinbarte monatliche Preis gilt bis zum Ende des Kalendermonats unverändert, in dem 24 Monate seit der Freischaltung des Mandats (§ 3 Abs. 3) ablaufen (Preisgarantie); ein Tarifwechsel und die Anpassung des Entgelts einer Wohngemeinschaft nach diesem Absatz sowie der Übergang auf das Entgelt von 59 € nach Absatz 8 bleiben unberührt.

(2) Sämtliche Preise sind Endpreise. Derzeit wird gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) keine Umsatzsteuer berechnet und nicht ausgewiesen.

(3) Das monatliche Entgelt sowie das Entgelt für eine gebuchte Einweisung sind nach Rechnungsstellung ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen zur Zahlung fällig. Die Abrechnung erfolgt per Rechnung; das monatliche Entgelt wird jeweils für den laufenden Monat im Voraus berechnet, die Einweisung nach ihrer Erbringung. Die Entgeltpflicht beginnt am ersten Tag des Kalendermonats, der auf die Freischaltung (§ 3 Abs. 3) folgt; der Monat der Freischaltung ist entgeltfrei. Endet der Vertrag im Laufe eines Kalendermonats, wird das Entgelt für diesen Monat taggenau anteilig berechnet; Absatz 6 bleibt unberührt. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.

(4) Nach Ablauf der Preisgarantie nach Absatz 1 kann der Anbieter das monatliche Entgelt anpassen. Eine Anpassung teilt der Anbieter dem Kunden mindestens 8 Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Kündigt der Kunde nicht, gilt die Anpassung ab dem mitgeteilten Zeitpunkt.

(5) Entfällt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist der Anbieter Umsatzsteuer aus. Die vereinbarten Entgelte bleiben Endpreise; die Umsatzsteuer ist darin enthalten. Absatz 4 bleibt unberührt.

(6) Für Mandate, deren Entgelt eine Organisation schuldet (§ 10 Abs. 3 und 4), gilt je aktivem Mandat das monatliche Entgelt nach Absatz 1. Aktiv ist ein Mandat ab dem ersten Tag des Kalendermonats, der auf seine Freischaltung (§ 3 Abs. 3) folgt, bis zum Ende des Kalendermonats, in dem es nach § 10 Abs. 7 endet; im Monat der Freischaltung ist es entgeltfrei, der Monat der Beendigung wird voll berechnet. Für diese Mandate gilt keine Mindestlaufzeit; Umfang und Vergütung einer Einweisung werden gesondert vereinbart, die Kostenfreiheit der Einweisung nach Absatz 8 bleibt unberührt. Die Rechnung weist die Zahl der aktiven Mandate und den Preis je Mandat aus. Die Preisgarantie nach Absatz 1 gilt auch für diese Mandate. Abweichende Vereinbarungen im Einzelfall bleiben unberührt.

(7) Das Empfehlungsprogramm (Gutschrift für die Empfehlung eines neuen Kunden) ist für Verträge, die ab dem 10. Oktober 2026 geschlossen werden, eingestellt. Gutschriften aus vorher geschlossenen Verträgen richten sich nach der bis dahin geltenden Fassung dieser AGB; sie werden mit den nächsten fälligen Rechnungen des empfehlenden Kunden verrechnet und nicht ausgezahlt.

(8) Erstkunden-Bonus: Für Mandate, die bis zum 31. März 2027 angelegt werden, höchstens für die ersten 30 Mandate in der Reihenfolge ihrer Anlage, ist die persönliche Einweisung nach Absatz 1 kostenfrei. Ist bei einem solchen Mandat die Budgetnehmerin oder der Budgetnehmer selbst Vertragspartei, beträgt das monatliche Entgelt im Tarif ab vier Assistenzkräften in den ersten 24 Monaten ab Freischaltung 49 €; das Entgelt von 59 € gilt ab dem ersten Tag des Kalendermonats, der auf das Ende dieser 24 Monate folgt. Dieser Übergang ist bei Vertragsschluss vereinbart und keine Anpassung nach Absatz 4. Für Wohngemeinschaften und für Mandate, deren Entgelt eine Organisation schuldet (§ 10 Abs. 3 und 4), gilt Satz 2 nicht. Der Anbieter teilt dem Kunden vor Vertragsschluss mit, ob der Erstkunden-Bonus für sein Mandat gilt.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden (monatlich kündbar). Eine Mindestlaufzeit besteht nicht. Das Entgelt für eine bereits erbrachte Einweisung wird nicht erstattet.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).

(3) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden auf Wunsch einen Export seiner Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen bereit und löscht die Daten anschließend nach den Vorgaben des Auftragsverarbeitungsvertrags.

§ 6 Widerrufsrecht für Verbraucher

Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Einzelheiten und die Bedingungen für ein vorzeitiges Erlöschen ergeben sich aus unserer Widerrufsbelehrung.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und sichert seine Konten angemessen ab. Er ist für die von ihm eingegebenen Inhalte und deren Rechtmäßigkeit verantwortlich.

(2) Der Kunde nutzt die Software nur im gesetzlich zulässigen Rahmen und stellt insbesondere sicher, dass er zur Verarbeitung der von ihm eingegebenen personenbezogenen Daten — einschließlich Gesundheitsdaten — berechtigt ist.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Vorrang vor diesen AGB hat, soweit er Regelungen zur Datenverarbeitung trifft. Der AVV wird jedem Kunden bereitgestellt.

§ 9 Nutzungsrechte

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Software ein. Eine Überlassung an Dritte außerhalb des vereinbarten Mandanten-Umfangs ist nicht gestattet.

§ 10 Organisationskonten (Budgetassistenzen, Assistenzdienste, Träger)

(1) Ein Organisationskonto dient dazu, mehrere Mandate aus einem Zugang zu betreuen. Das Organisationskonto selbst ist entgeltfrei. Wer Vertragspartei des Anbieters für ein Mandat ist, richtet sich nach den Absätzen 2 bis 4.

(2) Betreut eine Budgetassistenz eine Budgetnehmerin oder einen Budgetnehmer, die oder der Arbeitgeber der Assistenzkräfte ist, so ist die Budgetnehmerin bzw. der Budgetnehmer Kunde und Vertragspartei für dieses Mandat, sofern nicht nach Absatz 3 etwas anderes vereinbart ist. Die Budgetassistenz kann das Mandat im Namen und mit Vollmacht der Budgetnehmerin bzw. des Budgetnehmers anlegen, die Freischaltung verlangen, den Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 8) schließen und weitere Erklärungen zu diesem Mandat abgeben. Sie versichert dem Anbieter, hierzu bevollmächtigt zu sein, und weist die Vollmacht auf Verlangen in Textform nach. Besteht eine rechtliche Betreuung, deren Aufgabenbereich den Vertragsschluss umfasst, stellt die Budgetassistenz sicher, dass die Vollmacht von der hierzu berechtigten Person erteilt ist und eine erforderliche Einwilligung der Betreuerin bzw. des Betreuers vorliegt. Die Rechnung lautet auf die Budgetnehmerin bzw. den Budgetnehmer. Das Entgelt richtet sich nach § 4 Abs. 1 und 8; § 4 Abs. 6 gilt nicht.

(3) Vereinbart die Organisation mit dem Anbieter, dass sie das Entgelt für ein Mandat selbst schuldet (Organisationslizenz), ist allein die Organisation Kunde und Vertragspartei für dieses Mandat. Die betreute Person wird nicht Vertragspartei, auch wenn die Organisation ihr das Entgelt weiterberechnet. Für diese Mandate gilt § 4 Abs. 6.

(4) Beschäftigt die Organisation die Assistenzkräfte selbst und erbringt die Assistenz als eigene Leistung (Assistenzdienst), ist die Organisation Kunde und Vertragspartei für die Mandate ihrer Klientinnen und Klienten. Absatz 3 Sätze 2 und 3 gelten entsprechend. Die Organisation kann der Klientin bzw. dem Klienten einen eigenen Zugang mit eingeschränkten Rechten einrichten. Über diesen Zugang kann die Klientin bzw. der Klient den Einsatzplan einsehen und in den von der Organisation freigegebenen Bereichen Einträge vornehmen; auf Lohn-, Vertrags- und Gesundheitsdaten der Beschäftigten hat sie bzw. er keinen Zugriff.

(5) Abweichend von § 9 Satz 2 darf die Organisation die Software für die von ihr betreuten Mandate einsetzen und den betreuten Personen sowie den Beschäftigten Zugänge zu dem sie betreffenden Mandanten einräumen. Jedes betreute Mandat gilt als eigener Mandant im Sinne von § 4. Ist die Organisation Kunde, bleibt sie dafür verantwortlich, dass die von ihr eingerichteten Nutzenden diese AGB einhalten.

(6) Das Organisationskonto hat Administratorzugriff auf die betreuten Mandate. Der Anbieter weist die betreute Person in der Software dauerhaft darauf hin, welche Organisation sie betreut. Änderungen sowie Zugriffe auf Entgeltunterlagen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden im Protokoll des jeweiligen Mandanten festgehalten. Sie sind dort für die betreute Person einsehbar, soweit sie über einen eigenen Administratorzugang verfügt. In den Fällen des Absatzes 2 kann die Budgetnehmerin bzw. der Budgetnehmer den Zugriff der Organisation jederzeit durch Erklärung in Textform gegenüber dem Anbieter beenden; der Anbieter trennt das Mandat dann unverzüglich vom Organisationskonto.

(7) Ist die Organisation Kunde, kann sie einzelne Mandate beenden, ohne den Vertrag insgesamt zu kündigen; die Vergütung für das beendete Mandat entfällt ab dem folgenden Kalendermonat. Endet der Vertrag insgesamt, enden auch diese Mandate. In den Fällen des Absatzes 2 kündigt die Budgetnehmerin bzw. der Budgetnehmer nach § 5; die Budgetassistenz kann die Kündigung in ihrem bzw. seinem Namen erklären.

(8) Endet ein Mandat, stellt der Anbieter den Export der Daten dieses Mandats für 30 Tage bereit; § 5 Abs. 3 gilt entsprechend. In den Fällen des Absatzes 2 erhält ihn die Budgetnehmerin bzw. der Budgetnehmer. In den Fällen des Absatzes 3 erhält ihn auf Verlangen auch die betreute Person, soweit sie Arbeitgeber der Assistenzkräfte ist und über einen eigenen Administratorzugang verfügt; sie benötigt die Unterlagen zur Erfüllung eigener arbeitsrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Auf ihren Wunsch führt der Anbieter den Mandanten nach Abschluss eines eigenen Vertrags mit den vorhandenen Daten fort.

(9) Die Organisation stellt sicher, dass sie zur Verarbeitung der Daten der betreuten Mandate berechtigt ist und dass die betreuten Personen und die Beschäftigten über die Verarbeitung informiert sind; § 7 Abs. 2 gilt entsprechend. Die datenschutzrechtliche Rollenverteilung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 11 Gewährleistung und Haftung

(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregeln. Gegenüber Verbrauchern richtet sich die Bereitstellung digitaler Produkte nach §§ 327 ff. BGB.

(2) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt; im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(3) Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten mitverantwortlich, soweit ihm ein Export zur Verfügung steht.

§ 12 Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit die Änderung unwesentlich ist oder aus rechtlichen oder technischen Gründen geboten ist und den Kunden nicht benachteiligt; hierzu zählen insbesondere redaktionelle Anpassungen sowie Anpassungen an eine geänderte Gesetzeslage oder Rechtsprechung. Solche Änderungen werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten sie als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Änderungen, die das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung berühren oder wesentliche Vertragspflichten betreffen, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Das Recht des Kunden zur Kündigung bleibt unberührt.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, soweit dadurch zwingende Verbraucher­schutz­vorschriften des Staates ihres gewöhnlichen Aufenthalts nicht eingeschränkt werden.

(2) Ist der Kunde Unternehmer, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(4) Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).